Einsatz und Kosten von Microsoft 365 an Bonner Schulen sowie Nutzungsgrad des landeseigenen, kostenfreien Angebots LOGINEO NRW

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
261776-01 ST
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
40 Schulamt
Dezernat:
Dez. V
Einsatz und Kosten von Microsoft 365 an Bonner
Schulen sowie Nutzungsgrad des landeseigenen,
kostenfreien Angebots LOGINEO NRW
Beratungsfolge
Schulausschuss 04.11.2026 Kenntnisnahme
Ausschuss für Digitalisierung, Dienstleistung
und Verwaltungsmodernisierung
18.11.2026 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
Die Verwaltung beantwortet die gestellten Fragen wie folgt:
1. Einsatz und Kosten von Microsoft 365 (M365)
1. An wie vielen städtischen Schulen wird M365 mit welchen
Diensten eingesetzt (z. B. Office-Anwendungen, Teams,
OneDrive/SharePoint, Outlook/Exchange), welche Lizenzstufen
werden dabei jeweils für Lehrkräfte und Lehrende genutzt und wie
viele aktive Nutzungskonten bestehen? Eine nach Schulform
zusammengefasste tabellarische Übersicht genügt.
Der Einsatz von M365 Education erfolgt an allen 89 städtischen Bonner
Schulen seit dem Schuljahr 2021/2022. Zum Schuljahr 2026/2027 wurden
4.392 kostenpflichtigen A3-Lizenzen für Lehrkräfte beschafft. Zu jeder
kostenpflichtigen Lizenz gehören bis zu 40 kostenfreie Lizenzen für
Schüler*innen. Kostenfrei könnte der Schulträger daher bis zu 175.680
Schüler*innen mit einer A3-Lizenz mitversorgen. Die aktuelle Anzahl der
kostenpflichtigen Lizenzen je Schulform findet sich nachfolgend.
Schulform/Nutzer Anzahl A3-Lizenzen
Grundschulen 1.253
Hauptschulen 191
Realschulen 309
Gymnasien 932
Förderschulen 305
Gesamtschulen 733
Berufskollegs 552
Weiterbildungskollegs 70
Poolkräfte 23
MathZe 2Seite 1 von 7
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BONNEUM 8
Medienzentrum 4
Schul- IT 10
SUMME 4.392
2. Wie hoch waren die Kosten für M365 in den vergangenen drei
Haushaltsjahren? Um eine tabellarische Darstellung je
Haushaltsjahr wird gebeten, getrennt nach (a) Lizenz- und
Beschaffungskosten sowie (b) laufenden Folgekosten
(Administration, Support, Schulungen, Anbindung von
Endgeräten).
Eine Aufteilung nach Kostengruppen ist nicht möglich, da dadurch
Rückschlüsse auf schützenswerte Ausschreibungsergebnisse und
Vertragsinhalte gezogen werden können, bspw. den Preis je A3-Lizenz. In der
Aufstellung sind daher die Beschaffungskosten (Lizenzkosten plus
Dienstleistungskosten für Ausschreibung durch Einkaufsgenossenschaft) sowie
Kosten für die Dienstleistung des externen IT-Support-Dienstleiters
zusammengefasst dargestellt:
Kosten M365 2023 2024 2025 2026
Summe 406.472 € 410.686 € 436.739 € 380.289 €
3. Welche Vertragslaufzeiten bestehen, enthalten die Verträge
Preisanpassungsklauseln, und welche Kündigungs- und
Ausstiegsklauseln gelten?
Das aktuelle Vertragsjahr endet am 30.06.2027.
Aufgrund der dreijährigen Laufzeit (01.07.2024 – 30.06.2027) des mit Microsoft
geschlossenen Campus- und School Volumen-Lizenzvertrages sind die Kosten
je Campus Level B M365 A3- Jahreslizenz seit dem 01.07.2024 unverändert.
Der Vertrag hat eine jährliche Kündigungsmöglichkeit. Zum 01.07.2027 muss
ein neuer Ein- oder Dreijahresvertrag mit Microsoft auf Grundlage des
ProVitako-Vergabeverfahrens PV54-2023-06 unterzeichnet werden, aktuelle
Vertragslaufzeit des ProVitako-Rahmenvertrages bis 25.03.2027, verlängerbar
bis 25.03.2028.
4. Existiert ein gesamtstädtisches IT-Konzept, das den Einsatz von
M365 in Schulen vorsieht? Falls ja: Welche Festlegungen trifft es
insbesondere zur Vermeidung von Anbieterabhängigkeiten? Falls
nicht: Wie bewertet die Verwaltung den Einsatz von M365 in
Schulen im Hinblick auf digitale Unabhängigkeit?
Es existiert kein gesamtstädtisches IT-Konzept. Die städtischen Schulen
befinden sich aus Sicherheitsgründen nicht im städtischen Netzwerk. Es
werden seitens des Schulträgers eigene Schulnetzte für den pädagogischen
Bereich und den Schulverwaltungsbereich betrieben. In diesen Netzen arbeiten
überwiegend Landesbedienstete (Schulleitungen, Lehrkräfte) und
Schüler*innen. Die Office- Produkte von Microsoft werden seit vielen Jahren inSeite 2 von 7
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der Gesamtverwaltung sowie in der Schul-IT eingesetzt. Um das
funktionierende kooperative und kollaborative Arbeiten in der Verwaltung, aber
auch an Schulen zu ermöglichen, wurde M365 erstmals während der COVID-
19-Pandemie zum Schuljahr 2021/2022 beschafft. Schülerinnen und Schüler
erlernen das Arbeiten mit Office-Produkten, die sie später ganz überwiegend in
ihrem Berufsleben nutzen werden. Insb. in der Sek I/II sowie von den
Berufskollegs (und auch den Ausbildungsbetrieben) wird der Einsatz der
Produkte eingefordert.
Die Arbeitsplätze des nichtpädagogischen Personals an den städtischen
Schulen (Sekretariate, Hausmeister*innen, Schulsozialarbeiter*innen), werden
durch das Personal- und Organisationsamt für die Nutzung von M365 lizensiert.
Das Thema digitale Souveränität beschäftigt den Schulträger Stadt Bonn auch
im Bereich der Schul-IT. Vertreter des Schulamtes haben zu diesem Thema
bereits Beratungsleistungen der „PD-Berater der der öffentlichen Hand GmbH“
in Anspruch genommen und sich aus erster Hand über Pilotprojekte anderer
Schulträger informiert. In Kürze wird ein Pilotprojekt an einer städtischen
Schule zur Erprobung einer „OpenDesk-Umgebung“ starten. Auf der Basis von
NetBox wird derzeit zudem eine Asset-Management-Lösung erstellt. Die
Umsetzung der OpenSource-Projekte erfolgt gemeinsam mit dem externen IT-
Support-Dienstleister.
2. Einsatz, Nutzungsgrad und Kosten von LOGINEO NRW
1. Das Land NRW stellt mit LOGINEO NRW ein für Schulträger und
Schulen kostenfreies Angebot bereit: Die Schulplattform (E-Mail,
Kalender, Cloud); LOGINEO LMS. das auf Moodle basierende
Lernmanagementsystem; Messenger mit Videokonferenzoption.
An wie vielen Bonner Schulen ist welches dieser Module
beantragt bzw. freigeschaltet und wie hoch ist der tatsächliche
Nutzungsgrad (aktive Nutzerinnen und Nutzer, aktive Kurse),
soweit der Verwaltung bekannt? Auch hier genügt eine nach
Schulform zusammengefasste tabellarische Übersicht.
Nach Kenntnis des Schulamtes, haben insgesamt 68 von 89 städtischen
Schulen (davon 47 Grundschulen) einen LOGINEO NRW LMS-Zugang beim
Land NRW beantragt. Weitere Informationen liegen nicht vor. Da es sich um
komplett eigenständige Landeslösung handelt, liegen auch keine Informationen
über den tatsächlichen Nutzungsgrad vor.
Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass die Produkte Microsoft 365 und
LOGINEO NRW eigentlich nicht miteinander vergleichbar sind. Neben den
Funktionen, die ggf. beide Dienste bieten, bietet Microsoft 365 viele zusätzliche
Online-Dienste und Apps, die von den Schulen genutzt werden können und
vollständig in der Cloud-Plattform integriert sind. Zudem werden über die M365
Lizenz-Verträge auch Office/Windows Lizenzen für die in den Schulen
eingesetzten Geräte bezogen und den Nutzer*innen ermöglicht, die Office
Anwendungen auf privaten Endgeräten zu nutzen.
2. Welche laufenden Folgekosten entstehen dem Schulträger beim
Einsatz von LOGINEO NRW (Administration, Support,
Schulungen, Anbindung von Endgeräten)?Seite 3 von 7
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Bei LOGINEO NRW handelt es sich um eine Anwendung des Landes NRW.
Der Schulträger Stadt Bonn hat keine Einblicke in die Nutzung. Auch der
Support wird durch das Land NRW sichergestellt. Der städtische IT-
Schulsupport unterstützt bspw. die Einrichtung von LOGINEO-Mailadressen
und Kalendern in Mailprogrammen wie Outlook oder Thunderbird und es
werden Fehlermeldungen geprüft, die damit in Zusammenhang stehen. Diese
Arbeiten werden nach einen vereinbarten Abrechnungsschlüssel verrechnet.
Sie werden aber nicht gesondert ausgewertet, da sie oftmals in Kombination
mit anderen Aufgaben in Serviceterminen stattfinden. Die Kosten sind
entsprechend schwer zu beziffern, dürften aber in einem niedrigen Bereich
bewegen.
3. Welche strukturellen oder funktionalen Hindernisse melden
Bonner Schulen beim Einsatz von LOGINEO NRW zurück, die zu
einer (parallelen) Nutzung von M365 führen?
Nach dem mehrfach verschobenen Start und den fortdauernd kommunizierten
Bedürfnissen der Schulen, hatte das Schulministerium NRW 2022 einen
„Zukunfts-Check“ durch das Fraunhofer-Institut Fokus beauftragt. Dabei ging es
um Aspekte wie Nutzerfreundlichkeit, Nutzererlebnis, Aussehen, Handhabung
und Support.
Die seinerzeit ausgesprochenen Handlungsempfehlungen konnten – so die
Rückmeldungen der Nutzer*innen - bis heute nicht vollständig umgesetzt
werden. Im Jahr 2025 hat der Vertragspartner des Landes, die Firma T-
Systems, den Vertrag zur Betreuung und Weiterentwicklung von LOGINEO
NRW gekündigt, weil die tiefgreifenden technischen Probleme und die
Zusammenführung der verschiedenen Komponenten nicht wie geplant gelöst
werden konnten. Der aktuelle Sachstand ist für den Schulträger unklar.
4. Welche Funktionen werden in der Praxis über M365 abgedeckt,
die LOGINEO NRW oder weitere kostenfreie bzw. Open Source
Alternativen (z. B. Moodle oder Nextcloud) nach Einschätzung der
Verwaltung nicht oder nicht ausreichend bieten?
Zu den vollständigen Möglichkeiten von OpenSource-Produkten liegt der
Verwaltung noch keine gesicherte Datengrundlage vor. Vgl. auch Antwort zu
1.0, Nummer 4.
3. Vergleich und Entscheidungsgrundlagen der Lösungen
1. Wurde vor bzw. bei der Beschaffung von M365 ein
Gesamtkostenvergleich mit dem kostenfreien Landesangebot
LOGINEO NRW und/oder mit Open Source-Alternativen
durchgeführt? Wenn ja, mit welchem Ergebnis? Wenn nein: Hält
die Verwaltung einen solchen Vergleich für künftige
Beschaffungsentscheidungen für sinnvoll?
Ein Kostenvergleich hat bei der Einführung von M365 nicht stattgefunden. Das
Landesangebot LOGINEO wird den Schulen kostenfrei angeboten. Eine
OpenSource-Software, die alle notwendigen Komponenten vereint, war d. E.
nicht verfügbar Der Schulträger hat sich seinerzeit explizit dazu entschlossen,
den Schulen während der COVID-19-Pandemie mit M365 eine sofort
funktionierende Anwendung für das kooperative und kollaborative Arbeiten zurSeite 4 von 7
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Verfügung zu stellen, um bspw. gemeinsam Dokumente in Echtzeit bearbeiten
zu können. Der Bezug erfolgte zunächst aus einem Rahmenvertrag, den das
FWU-Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht (eine
gemeinnützige Gesellschaft der 16 Länder der Bundesrepublik Deutschland)
mit Microsoft abgeschlossen hatte. Dieser Vertrag ist später seitens des FWU
nicht mehr verlängert worden. Seit 2024 erfolgt der Bezug der Lizenzen im
Rahmen von EU-weiten Ausschreibungen, die die IT-Einkaufsgenossenschaft
ProVitako für Ihre Mitglieder (Schulträger) im gesamten Bundesgebiet
durchführt.
Zudem konnten dadurch allen Lehrkräften die gängigen Office-Produkte - zur
Nutzung auf dem dienstlichen mobilen Endgerät (IOS/Apple-iPad) - zur
Verfügung gestellt werden. Sh auch Antwort unter 1.0, Nummer 4.
Die Verwaltung wird bei zukünftigen Beschaffungsszenarien auch den sich
aktuell stark verändernden Markt der OpenSource-Software betrachten. Sh.
auch Antwort zu 3.0, Nummer 2.
2. Welche Gründe sprechen aus Sicht der Verwaltung gegenwärtig
für die Beibehaltung von M365? Welche Vor- und Nachteile der
jeweiligen Angebote hält die Verwaltung für die politische
Beratung für wesentlich – insbesondere auch solche, die in der
bisherigen öffentlichen Diskussion nach ihrer Einschätzung zu
wenig Beachtung finden?
Das Thema digitale Souveränität beschäftigt den Schulträger Stadt Bonn auch
im Bereich der Schul-IT. Vertreter des Schulamtes haben zu diesem Thema
bereits Beratungsleistungen der „PD-Berater der der öffentlichen Hand GmbH“
in Anspruch genommen und sich aus erster Hand über Pilotprojekte anderer
Schulträger informiert. In Kürze wird ein Pilotprojekt an einer städtischen
Schule zur Erprobung einer „OpenDesk-Umgebung“ starten. Auf der Basis von
NetBox wird derzeit zudem eine Asset-Management-Lösung erstellt. Die
Umsetzung der OpenSource-Projekte erfolgt gemeinsam mit dem externen IT-
Support-Dienstleister.
4. Werbung und Kommerzialisierung innerhalb schulisch genutzter
Software
1. Ist der Verwaltung bekannt, dass innerhalb der an Schulen
genutzten Anwendung MS Teams werbliche Hinweise und
Kaufaufforderungen für kostenpflichtige Zusatzprodukte
eingeblendet werden (Teams Premium) inkl. kostenloser
Testphase (Screenshots im Anhang)?
2. Wie bewertet die Verwaltung produktbezogene Werbung und
Upselling kommerzieller Anbieter innerhalb einer schulischen
Lern- und Arbeitsumgebung, insbesondere gegenüber (teils
minderjährigen) Lernenden?
3. Bestehen vertragliche oder technische Vorkehrungen, mit denen
solche Einblendungen unterbunden werden können und werden
diese genutzt?
In NRW regelt § 99 Abs. 2 des Schulgesetzes (SchulG NRW) dasSeite 5 von 7
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Werbeverbot: „Jede Werbung, die nicht schulischen Zwecken dient, ist in der
Schule unzulässig.“ Daher ist klassische Werbung (z. B. das Aufhängen von
Werbeplakaten, das Verteilen von Flyern oder das Zeigen von reinen
Werbevideos eines Herstellers) ist an Schulen in NRW verboten. Programme
wie Word, Excel oder Teams werden als Werkzeuge für den Unterricht und die
Unterrichtsorganisation eingestuft.
Es ist bekannt, dass der Button für „Teams Premium“ Microsoft-seitig
verschiedenen Benutzern angezeigt wird. Der sog „Self-Service-Kauf“ ist in den
M365-Education-Tenants der Schulen deaktiviert. Diese Einstellung blendet
allerdings den Hinweis auf die Produkterweiterung an sich nicht aus. Dies ist
technisch leider nicht möglich.
5. Datenschutz und Sicherheit: Liegt für den schulischen Einsatz von
M365 in Bonn eine aktuelle datenschutzrechtliche und
sicherheitstechnische Bewertung sowie Folgenabschätzung vor?
Der Einsatz von M365 an Schulen wird seit Jahren landesweit diskutiert. Auf
den Internetseiten des Schulministerium NRW findet sich der Hinweis auf die
derzeit ungeklärte Situation am Beispiel der Berufskollegs:“ Das Land hat
Schulen durch LOGINEO NRW seit 2019 eine datenschutzkonforme Lösung
zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung gestellt. Ungeachtet dessen stellen
Berufskollegs insofern eine Besonderheit dar, als dass eine enge Verzahnung
mit Betrieben und Software, die durch diese genutzt werden, besteht. Vor
diesem Hintergrund ist der Wunsch nach und teilweise auch die Nutzung von
einheitlichen digitalen Arbeits- und Kommunikationsplattformen in den Schulen,
wie sie auch in vielen Ausbildungsbetrieben installiert sind (wie Microsoft 365)
nachvollziehbar. Da die Landesbeauftragte für den Datenschutz und
Informationsfreiheit (LDI NRW) aktuell noch Bedenken hat, finden derzeit
intensive Gespräche innerhalb des Landes wie auch landesübergreifend sowie
auch anlassbezogenen mit den entsprechenden Anbietern, bspw. Microsoft,
statt, mit dem Ziel, möglichst eine pragmatische und zugleich rechtskonforme
Lösung herbeizuführen.“ (https://www.schulministerium.nrw/node/26679).
Nach den Vorgaben des Schulgesetzes NRW (§ 120 SchulG NRW) und der
DSGVO ist die Schule – vertreten durch die Schulleitung – die
datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle für alle Datenverarbeitungen im
Rahmen des Schulbetriebs. Die Schulleitung entscheidet formell über den
Einsatz digitaler Werkzeuge im Unterricht und der schulinternen Verwaltung.
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der öffentlichen Schulen der Stadt
Bonn (=Landesbediensteter) hat den städtischen Bonner Schulen im Dezember
2021 eine „Handlungsempfehlung hinsichtlich der datenschutzkonformen
Nutzung von Microsoft 365“ übersandt.
Der Schulträger ist nach § 79 Abs. 1 SchulG NRW für die äußeren
Schulangelegenheiten zuständig. Er ist gesetzlich verpflichtet, die sachliche
und informationstechnologische Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Der
Schulträger ist in der Pflicht, bei der Beschaffung darauf zu achten, dass die
Plattformen den rechtlichen Standards entsprechen. Er muss das System
technisch so absichern (z. B. durch datenschutzfreundliche
Voreinstellungen/Härtung des M365-Tenants), dass die Schule M365
überhaupt rechtskonform nutzen kann.Seite 6 von 7
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Anlage/n
KeineSeite 7 von 7